Antes de mirar programas, mira tu empresa
El error más habitual es empezar por las demos. Primero, apunta en una hoja los cinco procesos que más tiempo os quitan hoy: puede ser preparar pedidos, cuadrar el stock, perseguir cobros, calcular el coste de una obra o pasar facturas a la gestoría.
Con esa lista delante, cada demo se convierte en una prueba concreta: «enséñame cómo harías esto con tu programa». Si el proveedor no puede hacerlo en 30 minutos con tu caso, mala señal.
1. ¿Puedo empezar por un módulo y crecer?
Pocas pymes necesitan todo el primer día. Pregunta si los módulos se activan por separado y, sobre todo, qué pasa con los datos al sumar el siguiente. En un ERP de verdad, el cliente que diste de alta en ventas ya está en contabilidad y en el CRM; no hay que importar nada.
2. ¿Está hecho para la fiscalidad española?
No basta con «tiene IVA». Comprueba que cubre lo que usas: recargo de equivalencia, retenciones de IRPF, inversión del sujeto pasivo, libros registro de IVA, modelos 303, 390, 111, 115, 347 y 349, remesas SEPA y extractos en Norma 43.
Y pregunta por VERI*FACTU: cómo lo resuelve y si lo hace el propio programa o un servicio externo.
3. ¿Se adapta a mi sector sin desarrollos a medida?
Una constructora necesita certificaciones de obra; una distribuidora de alimentación, lotes con caducidad y salida por fecha de caducidad; un fabricante, escandallos y órdenes de fabricación; una empresa de alquiler, cuotas que se facturan solas. Si cada una de esas cosas es un «desarrollo a medida», el precio y el plazo se disparan, y cada actualización será un riesgo.
4. ¿Quién puede ver y hacer qué?
Pide que te enseñen los permisos: ¿se puede limitar por módulo y por acción? (por ejemplo, que un comercial cree presupuestos pero no emita facturas). ¿Queda registro de quién hizo cada cambio y desde dónde? Si la respuesta es «todos los usuarios ven todo», piénsalo dos veces.
5. ¿De quién son mis datos y cómo me los llevo?
Tus datos son tuyos. Pregunta en qué formato puedes exportarlos, si tiene coste y qué pasa al darte de baja. Pregunta también si se puede conectar con tus otras herramientas (tienda online, programa de análisis, almacén) y cómo se controla a qué datos accede cada una.
6. ¿Cómo es la implantación?
Pide un plan por escrito: quién migra los datos (clientes, artículos, saldos), cuánto se tarda, qué formación incluye y quién te atiende después. Una implantación honesta empieza por lo que más te duele y deja para después lo que puede esperar.
7. ¿Funciona en la nube y desde cualquier sitio?
Un ERP en la nube evita servidores en la oficina y copias de seguridad manuales. Pregunta dónde están los servidores, cómo se hacen las copias y cómo se aíslan los datos de tu empresa de los del resto de clientes.
8. ¿Cuánto cuesta de verdad?
Suma todo: licencias por usuario, módulos, implantación, formación, soporte y los extras que aparecen después (más usuarios, más almacenes, más empresas). Pide el presupuesto cerrado y por escrito, con lo que incluye y lo que no.
9. ¿Me lo enseñas con mis datos?
La mejor prueba es ver tu propio caso funcionando. Lleva a la demo un pedido real, una factura real y la pregunta que más te hacen en la oficina («¿cuánto nos debe este cliente?», «¿cuánto stock queda de esto?»).
¿Hacemos la prueba con tu caso?
Trae tus cinco procesos a una demo de 30 minutos y te enseñamos cómo quedarían en bknode, con un presupuesto a medida por módulos y usuarios.
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